Als je in behandeling bent (of start) bij een GZ-psycholoog, wordt er een dossier over jouw zorg bijgehouden. Dat klinkt formeel, maar het doel is juist heel praktisch: zorgen dat je behandeling zorgvuldig, samenhangend en veilig verloopt. In dit artikel leggen we in begrijpelijke taal uit wat dossiervorming is, wanneer dossiervorming ‘goed’ is, welke regels gelden in de GGZ en wat je er zelf mee kunt.
Je vindt ook heldere antwoorden op veelgestelde vragen—van bewaartermijnen en inzagerecht tot beveiliging, overdracht en vernietiging.
Kort gezegd: een goed dossier ondersteunt jouw behandeling, borgt kwaliteit en privacy, en geeft jou duidelijke rechten.
Dossiervorming is het systematisch vastleggen, bijhouden, beveiligen en beheren van informatie die nodig is voor jouw psychologische zorg. Denk aan je hulpvraag, intakeverslag, diagnostiek, behandelplan, voortgangsnotities, evaluaties, correspondentie met verwijzers en (indien relevant) informatie van naasten of andere betrokken zorgprofessionals.
Een dossier bevat doorgaans:
- Persoonlijke gegevens (identificatie, contact)
- Reden van aanmelding en verwijsinformatie
- Intake- en onderzoeksgegevens
- Werkdiagnose of voorlopige diagnose
- Behandelplan en doelen
- Voortgangsnotities en evaluaties
- Eventuele correspondentie met huisarts of verwijzer
- Relevante medicatie- of somatiekgegevens (alleen als nodig voor veilige behandeling)
- Administratieve gegevens zoals declaraties
Belangrijk: alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor jouw zorg horen in het dossier.
Wanneer is dossiervorming ‘goed’?
Een dossier is goed wanneer het voldoet aan de wet, beroepsnormen en aan de praktische doelen van zorg.
- Volledig genoeg, maar niet overdadig
Het bevat alles wat nodig is voor veilige behandeling, zonder irrelevante details. - Actueel en overzichtelijk
Belangrijke beslissingen en behandelkeuzes zijn duidelijk te volgen. - Transparant en toetsbaar
Het dossier maakt verantwoording en overdracht mogelijk, zowel naar jou als naar collega’s. - Veilig
Het dossier is beschermd met moderne beveiligingsnormen, zoals versleuteling en toegangsbeheer. - Cliëntgericht
Het dossier ondersteunt jouw behandelproces en rechten.
Welke regels zijn er over dossiervorming in de GGZ?
WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst)
- Zorgverleners zijn verplicht een dossier bij te houden.
- Jij hebt recht op informatie, inzage en afschrift.
- De standaard bewaartermijn is 20 jaar vanaf de laatste wijziging.
- Soms mag of moet langer worden bewaard, bijvoorbeeld bij chronische problematiek.
AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
- Je hebt recht op inzage, rectificatie, dataportabiliteit, beperking en bezwaar.
- Zorgverleners moeten zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens.
NEN-normen (informatiebeveiliging in de zorg)
- Dossiers moeten digitaal veilig worden bewaard volgens normen zoals NEN 7510.
- Dat betekent o.a. beveiligde toegang, logging en versleutelde opslag.
Wkkgz en beroepscodes
- Deze wetten en codes borgen kwaliteit en klachtenprocedures.
- Beroepsorganisaties (zoals NIP, LVVP) hebben aanvullende gedragsregels.
Bewaartermijnen: hoe lang blijft je dossier bewaard?
- Standaard: 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier.
- Soms langer: bijvoorbeeld bij langdurige of terugkerende problematiek.
- Korter: alleen na jouw verzoek tot vernietiging, tenzij wet of zwaarwegende belangen dit tegenhouden.
Jouw rechten bij het dossier
Inzage en afschrift
Je hebt altijd recht om je dossier in te zien of een kopie te krijgen. Dit kan digitaal of op papier.
Rectificatie (correctie) en aanvulling
Feitelijke fouten mag je laten corrigeren. Bij interpretatieverschillen kan jouw visie aan het dossier worden toegevoegd.
Vernietiging
Je kunt schriftelijk vragen om vernietiging van (delen van) je dossier. Dit moet in principe worden uitgevoerd, tenzij de wet of zwaarwegende belangen dat onmogelijk maken.
Vertegenwoordigers
Bij minderjarigen of wilsonbekwaamheid kunnen ouders of vertegenwoordigers onder voorwaarden inzage krijgen.
Beveiliging van je dossier
Zorgaanbieders moeten dossiers goed beveiligen. Dat betekent onder andere:
- Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang.
- Alle handelingen worden gelogd.
- Gegevens worden versleuteld opgeslagen en veilig gedeeld.
- Regelmatige controles en audits zorgen dat de beveiliging up-to-date blijft.
Dossieroverdracht
Wanneer je overstapt naar een andere zorgverlener, kan je dossier veilig worden overgedragen. Dit gebeurt alleen met jouw toestemming en volgens beveiligde procedures.
Wat kun je praktisch zelf met het dossier?
- Inzien: je kunt altijd een afspraak maken om je dossier te bekijken.
- Kopie aanvragen: digitaal of op papier.
- Gegevens controleren: vraag correctie of aanvulling als iets niet klopt.
- Eigen documenten bewaren: houd zelf verwijzingen, evaluaties en samenvattingen bij.
- Samenvatting vragen: vraag je behandelaar om een heldere samenvatting van je behandelplan.
- Digitale inzage: veel praktijken bieden toegang via een online portaal of PGO (persoonlijke gezondheidsomgeving).
- Vernietiging aanvragen: schriftelijk en met bevestiging.
Dossiervorming in de praktijk
- Intake: je hulpvraag en voorgeschiedenis worden genoteerd.
- Behandelplan: samen worden doelen opgesteld en vastgelegd.
- Sessies: er worden beknopte notities gemaakt over voortgang en afspraken.
- Evaluaties: tussentijds en aan het eind wordt de voortgang vastgelegd.
- Communicatie: noodzakelijke terugkoppeling naar huisarts of verwijzer, vaak met jouw toestemming.
Veelgestelde vragen over dossiervorming
Mag ik alles zien wat er over mij is vastgelegd?
Ja. Alleen in uitzonderlijke gevallen kunnen delen worden afgeschermd, bijvoorbeeld ter bescherming van derden.
Kan ik stukken laten verwijderen?
Ja, via een schriftelijk verzoek. Dit kan geweigerd worden als de wet langer bewaren voorschrijft.
Hoe lang bewaart de psycholoog mijn dossier?
Standaard 20 jaar na de laatste wijziging.
Wat als er fouten in staan?
Dan mag je correctie of aanvulling vragen.
Wordt mijn dossier gedeeld met anderen?
Alleen als dat noodzakelijk is en binnen de wettelijke regels, vaak met jouw toestemming.
Hoe is mijn privacy beschermd?
Met technische beveiliging, toegangsbeheer en wettelijke verplichtingen.
Kan ik een digitale kopie krijgen?
Ja, dat mag je altijd vragen.
Hoe werkt overdracht naar een andere behandelaar?
Alleen met jouw toestemming en altijd op een veilige manier.
Wat staat er niet in mijn dossier?
Onnodige of irrelevante informatie wordt niet opgenomen.
Wat als ik ontevreden ben?
Bespreek het met je behandelaar en gebruik zo nodig de klachtenregeling van de praktijk.
Speciale situaties
Bij minderjarigen en wilsonbekwame cliënten gelden bijzondere regels. Ouders of wettelijke vertegenwoordigers hebben soms inzagerecht, afhankelijk van leeftijd en situatie.
In uitzonderlijke gevallen kan informatie zonder toestemming worden gedeeld, bijvoorbeeld bij een wettelijke meldplicht of bij ernstig gevaar.
Checklijst: zo herken je goede dossiervorming
- Er is een duidelijk behandelplan met doelen.
- Verslagen zijn kort en relevant.
- Je kunt altijd inzage krijgen en kopieën ontvangen.
- Correctie of aanvulling is mogelijk.
- Beveiliging is aantoonbaar op orde.
- Overdracht gebeurt veilig en alleen met jouw toestemming.
- Bewaartermijnen worden nageleefd.
Praktische voorbeelden
- Start behandeling: intake en behandelplan worden opgesteld.
- Samenwerking met huisarts: na jouw toestemming ontvangt de huisarts een korte terugkoppeling.
- Overstap naar andere praktijk: het dossier wordt veilig overgedragen.
- Fout ontdekt: je vraagt om correctie, of jouw verklaring wordt toegevoegd.
- Behandeling afgerond: het dossier wordt afgesloten en bewaard volgens de regels.
Samenvatting
- Dossiervorming is het vastleggen en beveiligen van informatie die nodig is voor jouw zorg.
- De WGBO verplicht dit en geeft jou recht op inzage en afschrift.
- De standaard bewaartermijn is 20 jaar.
- Je hebt rechten op inzage, kopieën, correctie en vernietiging.
- Alleen noodzakelijke informatie wordt opgenomen.
- Dossiers zijn beveiligd volgens strenge zorgnormen.
- Overdracht gebeurt alleen veilig en met jouw toestemming.
- Bij minderjarigen en vertegenwoordigers gelden speciale regels.
- Jij hebt altijd recht op duidelijkheid en transparantie.
- Een goed dossier ondersteunt jouw behandeling en geeft jou regie.